Numérique et télétravail

Plébiscitée par les managers, la messagerie électronique est omniprésente. C’est un média à la fois très rapide mais asynchrone, écrit mais souvent elliptique, instantané mais gardé en mémoire, oscillant entre l’intime et le public. Entre téléphone, face-à-face et communication écrite, le mail est le quatrième média interpersonnel.

« Mal maîtrisé, il peut devenir un outil dévastateur pour les organisations » note l’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises. Derrière une apparente simplicité d’utilisation se pose des problèmes importants : surcharge, interruption, dépersonnalisation de la relation, aplatissement de la hiérarchie. Voilà qui pèse lourd dans la vie de l’entreprise ou de l’administration.

Le mail produit en effet à la fois des effets facilitateurs et des effets contraignants : information et prise de décision rapide, stockage et circulation sans limite, travail collaboratif… Mais également : sentiment d’urgence, augmentation des interruptions, détérioration des relations. Ainsi, 56% des utilisateurs consacrent plus de 2 heures par jour à la gestion de leur boîte de réception. La plupart reçoit en effet plus de 100 messages quotidiens. « La CFDT Cadres élabore un véritable droit à la déconnexion » rappelle Laurent Mahieu, secrétaire national, soulignant l’impérieuse nécessité de lier la réflexion sur la messagerie à celle de l’organisation du travail . Un tel chantier ne peut être mené qu'avec les utilisateurs eux-mêmes, en association avec les Institutions Représentatives du Personnel (CE et CHSCT).

De nombreux dossiers sociaux peuvent intégrer une action sur les messageries : le temps de travail, le télétravail, le respect de la vie privée et familiale, les alertes professionnelles... et surtout la santé au travail et le respect du droit au repos effectif, rappelé fin juin 2011 par la Cour de Cassation dans un arrêt relatif au forfait jours. Il y a sur ce dernier point matière urgente à réflexion sur le "statut" des courriels reçus pendant le repos hebdomadaire ou pendant le repos quotidien. 

Dans l’immédiat, une démarche en 5 étapes est proposée par l’Orse : diagnostic interne, rédaction d’une charte de bon usage, communication interne, intégration des bonnes pratiques dans les formations, mise en place d’une stratégie de communication électronique. Il s’agit de ne pas forcément traiter les messages à tout moment et de prendre l’habitude d’appréhender le niveau de complexité :

• S’interroger sur la pertinence du média à utiliser,
• Indiquer très clairement l’objet du message,
• S’obliger à une rigueur formelle dans la rédaction,
• Modérer la copie-cachée,
• Réserver des plages horaires d’envoi et de réception,
• Hiérarchiser les messages,
• Avoir une vraie stratégie d’archivage.

Rappelons par ailleurs, comme le souligne Jean-Emmanuel Ray, qu’il appartient au salarié de titrer « privé » s’il utilise la messagerie à des fins extra professionnelles. Mais il est déconseillé d’en abuser.

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